Program do prowadzenia archiwum firmy, pozwala przechowywać w bazie danych wszelkiego rodzaju pliki stanowiące elektroniczną dokumentację realizowanych zadań i przedsięwzięć. Może to być dokumentacja projektowa, dotycząca realizowanych inwestycji, przetargów, działalności produkcyjnej i usługowej, a nawet kartoteki osobowe pracowników. Do danych dostęp mają mają uprawnieni użytkownicy. Zgromadzone materiały mogą być wysyłane jako załączniki poczty elektronicznej lub udostępniane na określany czas innym użytkownikom programu.

Program może stać się doskonałym narzędziem dla osób zajmujących się archiwizowaniem dokumentacji w firmie. Zautomatyzowany proces skanowania dokumentów pozwoli szybko utworzyć elektroniczne archiwum starszych dokumentów, a funkcje bezpośredniego załączania i kompresowania plików i folderów pozwolą na bieżąco tworzyć archiwa związane z bieżącą działalnością. W programie można zdefiniować dowolna liczbę rejestrów, a w nich dowolne jednostki archiwalne, będące odzwierciedleniem teczek, segregatorów, projektów, inwestycji, umów oraz dowolnej dokumentacji.

Wymagania • Umowa licencyjna • Wersje • Cennik • Podręcznik • Zakup programu

Pobierz program

Charakterystyka

• Dla systemów; Windows XP SP3, Vista, Windows 7, Windows 8, Windows 10
• Definiowane jednostki archiwalne
• Możliwość tworzenia dowolnej liczby rejestrów
• Różne poziomu dostępu do danych użytkowników
• Dołączenie do archiwów plików i folderów
• Funkcje kompresji danych
• Wbudowany skaner dokumentów
• Wysyłanie danych pocztą elektroniczną

Rozbudowany mechanizm wyszukiwania danych, tworzenia filtrów oraz widoki pomocne są przy tworzeniu raportów i wyszukiwaniu informacji. Każdy dokument zapisany w bazie danych może zostać zapisywany w postaci pliku pdf i wysyłany jako załączniki poczty elektronicznej bezpośrednio z programu.

Rejestry programu

W programie można zdefiniować dowolną liczbę rejestrów. Dla każdego rejestru określana jest lista występujących w nim jednostek archiwalnych oraz sposób ich numeracji.

Jednostki archiwalne

Podstawowym elementem gromadzenia danych w programie są jednostki archiwalne. Jednostka archiwalna to odrębna (wydzielona) część materiału archiwalnego, może nią być teczka, księga, segregator, ale również pojedynczy dokument, rysunek itp. Każda jednostka posiada numer w rejestrze, informacje o dacie utworzenia i zawartości. Dodatkowo dla każdej jednostki można zdefiniować listę parametrów opisowych.

Materiał archiwalny

W jednostkach archiwalnych można przechowywać wszelkiego rodzaju pliki, będące bezpośrednio materiałem archiwalnym lub obrazem przechowywanych dokumentów - uzyskanym w procesie skanowania. Program obsługuje skanery dostępne w systemie Windows (przez sterowniki WIA). Pliki przechowywane są w bazie (bazach) danych.

Udostępnianie materiałów archiwalnych

Zgromadzone w programie danych mogą być udostępniane przez wysyłanie plików pocztą elektroniczną lub przez bezpośredni dostęp do bazy danych programu. Sposób udostępniania zależy od wersji programu oraz formy prowadzenia archiwum. Jeżeli archiwum prowadzone jest przez jedną osobę, a dane udostępniane są sporadycznie wystarczy jednostanowiskowa wersja programu, w której można szybko udostępniać dane przez wysyłanie plików pocztą elektroniczną. Przy zespołowym gromadzeniu i przetwarzaniu zasobów archiwalnych (np. w biurach projektowych, kancelariach itp) można zdefiniować stałe uprawnienia dostępu użytkowników do rejestrów oraz korzystać z czasowego udostępniania jednostek archiwalnych użytkownikom programu.

Użytkownicy

Dla każdego użytkownika programu definiowane są uprawnienia dostępu do rejestrów oraz danych innych użytkowników. Minimalne uprawnienia dają użytkownikowi dostęp tylko do danych przez siebie wprowadzanych. Można rozszerzyć uprawnienia o dostęp do pełnych danych rejestrów oraz zezwolić na podgląd danych udostępnianych innym użytkownikom.

Konfigurowanie bazy danych

Aby odseparować proces konfigurowania programu od wprowadzania danych, wprowadzone zostały dwa tryby pracy programu: tryb użytkownika i tryb administratora. Tryb użytkownika przeznaczony jest do wprowadzania danych, natomiast w trybie administratora (dostępnym dla użytkownika z uprawnieniami administratora) można definiować rejestry, jednostki archiwalne, nadawać uprawnienia innym użytkownikom. Po przełączeniu w tryb użytkownika, administrator podobnie jak pozostali użytkownicy może wprowadzać dane.

Wersje programu

Program DMS Archiwum dostępny jest w trzech wersjach: wersja Standard przeznaczona jest do pracy na pojedynczym stanowisku - może otwierać tylko lokalne bazy danych, wersja Optimum przeznaczona jest do pracy w sieci, do zespołowego przetwarzania danych. Pozwala definiowac parametry opisujące jednostki archiwalne. Program może pracować w sieciach lokalnych i rozległych (internet). Może łączyć się z lokalnymi oraz sieciowymi bazami danych, wersja Premium pozwala dodatkowo (w stosunku do wersji Optimum) wyświetlać widoki parametrów, plików oraz historii udostępniania. Szczegółowe porównanie wersji programu.

Bazy danych

Program może współpracować z następującymi bazami danych:

• Microsoft SQL Server Compact SP2 – baza jednostanowiskowa, maksymalny rozmiar 4GB (bezpłatna)
• Microsoft SQL Server Express R2 SP2 – baza sieciowa (serwer bazy danych), maksymalny rozmiar 4GB (bezpłatna)
• Microsoft SQL Server 2008, 2010, 2012 – baza sieciowa (serwer bazy danych) (płatna – wymagany oddzielny zakup licencji)

Instalacja

Program instalowany jest za pomocą instalatora. Podobnie jak inne programy należące do pakietu DMS Studio może działać w systemach Windows, od wersji XP SP3. Podczas instalacji programu instalowane są automatycznie brakujące składniki. Więcej o instalacji.

Licencjonowanie, aktualizacje

Licencja na użytkowanie programu sprzedawana jest na czas nieokreślony (licencja wieczysta). Możliwy jest również zakup licencji czasowej. Szczegółowe warunki licencjonowania oprogramowania określa umowa licencyjna. Aktualizacje są bezpłatne.

Pomoc, informacje o programie

Program instalowany jest wraz z demonstracyjną bazą danych. W pustej bazie, zaraz po instalacji możesz zacząć wprowadzać przykładowe lub rzeczywiste dane. Program posiada podręcznik użytkownika oraz rozbudowany system pomocy (menu Pomoc). Szybko zapoznasz się z programem korzystając z rozdziału podręcznika Krok po kroku.

Pobierz przez instalki.pl