KSeF - Informacje o Krajowym Systemie e-Faktur

Rejestracja faktur VAT w Krajowym systemie elektronicznych faktur będzie obowiązkowa:

Od 1 lipca 2024 roku - dla wszystkich czynnych podatników VAT,
Od 1 stycznia 2025 roku - dla małych i średnich przedsiębiorców zwolnionych z VAT.

Jak to będzie wyglądało w praktyce

Jak zacznie obowiązywać KSeF, fakturą będzie plik elektroniczny zarejestrowany w systemie, a dowodem rejestracji będzie unikalny numer (numer KSeF), świadczący o prawidłowym zarejestrowaniu faktury w systemie.

Faktury będą mogły być wystawiane:

bezpośrednio w Krajowym Systemie e-Faktur przy pomocy bezpłatnej Aplikacji podatnika KSeF. Wystawianie faktury jest podobne do wypełniania dokumentu PIT, dla małych podatników wystawiających niewielką liczbę faktur i nie prowadzących księgowości może być to rozwiązanie wystarczające.
tak, jak do tej pory, przy pomocy oprogramowania do wystawiania faktur, pod warunkiem, że oprogramowanie to przekształci tradycyjną fakturę do formy ustrukturyzowanej (pliku tekstowego w formacie XML) i wyśle ten plik do Krajowego Systemu eFaktur.

Jak się przygotować

Krajowy System elektronicznych Faktur już działa. Działają trzy środowiska (oddzielne wersje usługi):

wersja testowa pod adresem https://ksef-test.mf.gov.pl/ - przeznaczona dla twórców oprogramowania.
wersja demonstracyjna https://ksef-demo.mf.gov.pl/ - przeznaczona do testowania wysyłania i odczytywania faktur z systemu, faktury wystawione w tym środowisku mogą zawierać dowolne dane testowe, po wysłaniu otrzymają numer KSeF, który jednak nic nie znaczy bo to jest środowisko testowe.
wersja produkcyjna https://ksef.mf.gov.pl/ - przeznaczona do właściwej rejestracji faktur w systemie KSeF. Faktura wystawiona lub wysłana w tym środowisku jest fakturą VAT, zgodnie z Ustawą z 16 czerwca 2023 roku.

Żeby oswoić się z nowym sposobem wystawiania faktur, najlepiej przetestować oprogramowanie, korzystając z środowiska demonstracyjnego. Środowisko demonstracyjne działa identycznie jak rzeczywiste (produkcyjne), z ta tylko różnicą, że faktury (pliki XML) wysłane do środowiska demonstracyjnego nie maja znaczenia, nie niosą ze sobą skutków prawnych. Po przetestowaniu wystawiania i wysyłania faktur w programie w środowisku demonstracyjnym, jak przyjdzie obowiązek rejestracji faktur w KSeF, wystarczy zmienić parametry połączenia na środowisko produkcyjne i wystawiać faktury w taki sam sposób jak w środowisku demonstracyjnym.

Logowanie do systemu KSeF

Aby wysyłać faktury z programu do KSeF, trzeba się zalogować do systemu i utworzyć Token (identyfikator znakowy), za pomocą którego program będzie się łączył z usługą (bez konieczności uwierzytelniania). Po zalogowaniu do wersji demonstracyjnej KSeF utworzony zostanie token dla tej wersji usługi.

Logowanie do środowiska demonstracyjnego

Aby utworzyć token należy skorzystać z bezpłatnych narzędzi środowiska demonstracyjnego. Po przejściu na stronę logowania do wersji demonstracyjnej KSeF https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/login należy podać nip firmy i uwierzytelnić się.

Dla działalności gospodarczej (osoba fizyczna) można się uwierzytelnić za pomocą podpisu kwalifikowanego (jeżeli podpis zawiera NIP) lub za pomocą profilu zaufanego (logując się do profilu lub za pomocą konta bankowego).

Dla firmy (osoba prawna) wymagana jest pieczęć kwalifikowana (podpis kwalifikowany firmy), który należy uzyskać w jednej z firm certyfikujących.

Po zalogowaniu do systemu KSeF należy w lewym menu bocznym odszukać element Tokeny, rozwinąć go i kliknąć na Generuj token. Na planszy generowania tokena należy wprowadzić:

Nazwa własna token - np. Token programu DragOn Faktury KSeF

Wskaż rolę do jakiej jest przypisany token - Wystawianie faktur lub Wystawianie faktur

Generuj token - po kliknięciu na przycisk wygenerowany zostanie Token. Uwaga! Token należy skopiować i zapisać np. w pliku tekstowym. Po zamknięciu planszy generowania tokenu nie będzie później możliwości skopiowania tokenu.