|
 Program przeznaczony do wspomagania pracy sekretariatu firmy. Pozwala rejestrować korespondencję wysyłaną, otrzymywaną, dokumenty zakupu oraz inne dokumenty, takie jak: umowy, dokumenty przetargowe, upoważnienia itp. Program posiada terminarz, rejestr kontrahentów i ich przedstawicieli, jest zintegrowany z pocztą elektroniczną oraz przeglądarką internetową.
Posiada możliwość wysyłania powiadomień (E-Mail) do odbiorców korespondencji oraz dokumentów zakupu. Pozwala zaznaczać otrzymanie korespondencji oraz zatwierdzać merytorycznie i do zapłaty dokumenty zakupu. Umożliwia skanowanie i dołączanie oraz przeglądanie plików do wszystkich dokumentów wprowadzanych w systemie.
Charakterystyka
- Rejestry (dowolna liczba)
- Korespondencja otrzymana
- Korespondencja wysłana
- Dokumenty zakupu (rejestr faktur, rachunków)
- Dokumenty inne (definiowane przez użytkownika, np. umowy, upoważnienia, oświadczenia itp.)
- Terminarz (osobisty dla każdego użytkownika oraz publiczny)
- Drukowanie pocztowej książki nadawczej na podstawie rejestru korespondencji
- Automatyczne wysyłanie powiadomień (E-Mail) o otrzymanej korespondencji
- Adresowanie kopert
- Rejestracja zapłaty na podstawie wprowadzonego dokumentu zakupu
- Definiowane szablony dokumentów innych
- Raporty i wydruki
- Eksport danych w kilkunastu formatach
- Współpraca ze skanerami zainstalowanymi w systemie
Rejestry robocze
Program pozwala definiować rejestry robocze, które mogą być wykorzystane do rejestracji dokumentów w pośrednich etapach ich przechowywania lub jako rejestry przeznaczone do wprowadzania danych przez osoby z mniejszym doświadczeniem, podlegające następnie sprawdzeniu i przesunięciu do finalnego rejestru. Przenoszenie dokumentów między roboczymi rejestrami może odzwierciedlać faktyczny obieg dokumentów w firmie.
Akceptacja, zatwierdzanie dokumentów
Użytkownicy programu mogą zaznaczać akceptację przyjęcia (otrzymania) korespondencji (dokumentów). Dokumenty zakupu mogą być zatwierdzane dwupoziomowo: merytorycznie oraz do wypłaty.
Załączniki
Każdy rejestrowany dokument (korespondencja, dokument zakupu, umowa itp.) może zostać zeskanowany, a jego obraz (plik) dołączony do wpisu rejestracyjnego. Po odszukaniu dokumentu w rejestrze, przez kliknięcie na załącznik można zobaczyć obraz dokumentu.
|
 |
 |
 |
 |
Terminarz
 Program Sekretariat posiada wbudowany terminarz, który pozwala zapisywać terminy spotkań, zebrań, ważnych telefonów, zadań, wyjazdów, delegacji itp. W programie można zdefiniować wiele rejestrów terminarzy. Jeżeli program pracuje w sieci, to w sekretariacie firmy może zostać zainstalowany program Sekretariat, a u osób zarządzających firmą program Terminarz. Wtedy można zdefiniować jeden publiczny rejestr, do którego wprowadzane będą terminy spotkań, narad - wspólne dla wszystkich użytkowników. Rejestr ten będzie podkładem dla rejestrów użytkowników. Jeżeli osoba prowadząca sekretariat uzyska dostęp do terminarzy osób zarządzających, to w czasie ich nieobecności będzie mogła wpisywać informacje o ważnych telefonach, wizytach oraz ustalać terminy przyszłych spotkań.
Instalacja
Program instalowany jest wraz z demonstracyjną bazą danych. Do tworzenia nowych baz używany jest program Kreator bazy. Program posiada podręcznik użytkownika oraz rozbudowany system pomocy, który umożliwi szybkie rozpoczęcie pracy. |
