|
 DMS Kancelista to system przeznaczony jest do zarządzania przepływem dokumentów w firmie. Program rejestruje dokumenty zewnętrzne i wewnętrzne, śledzi ich drogę - od przyjęcia lub utworzenia do archiwizacji. Dokument w systemie DMS jest nośnikiem informacji: zbiera uwagi, opinie, decyzje użytkowników, pozwala załączać skany dokumentów źródłowych oraz inne pliki związane z dokumentem. Rozbudowane, drzewiaste menu dostarcza informacji o własnych dokumentach oraz w zależności od uprawnień daje wgląd do dokumentów będących w posiadaniu innych użytkowników.
Obszary zastosowań
Program może być stosowany:
- w firmach, które rejestrują i/lub emitują dużą liczbę dokumentów,
- w kancelariach, biurach, studiach, firmach projektowych, które realizują przedsięwzięcia w sposób sekwencyjny,
- w firmach usługowych, które na bazie przepływu dokumentów wewnętrznych chcą zorganizować proces realizacji usługi,
- w firmach produkcyjnych, które na bazie przepływu dokumentów wewnętrznych chcą zorganizować proces produkcyjny. Więcej, przykłady zastosowań.
Â
|
Rejestry programu
W programie można zdefiniować dowolną liczbę rejestrów. Dla każdego rejestru określana jest lista występujących w nim dokumentów oraz sposób ich numeracji. Numer rejestru może składać się z 6 składników oddzielonych separatorem. Składnikami numer mogą być: liczba porządkowa; symbol rejestru; symbol dokumentu; rok daty (dwie lub cztery cyfry); miesiąc daty; symbol komórki organizacyjnej osoby przyjmującej dokument lub pierwszego adresata dokumentu; dowolny tekst.
Dokumenty
W programie systemu DMS można rejestrować dokumenty rzeczywiste, takie jak: faktury, umowy, zlecenia, zapytania ofertowe, wszelkiego rodzaju korespondencję oraz dokumenty wewnętrzne, takie jak: zlecenia produkcyjne, usługowe, polecenia, dyspozycje, zarządzenia itp. Dla każdego dokumentu można zdefiniować cechy (parametry wprowadzane podczas rejestracji dokumentu) z oznaczeniem wymagalności wprowadzania. Można ustalić wymagany lub sugerowany obieg dokumentu.
Rejestracja dokumentu
Podczas rejestracji wprowadzane są podstawowe dane opisujące dokument, takie jak numer, znak, symbol dokumentu, data wystawienia, dane kontrahenta (nazwa, adres, nip) oraz krótka informacja o dokumencie lub treść dokumentu. Dane kontrahenta mogą być wprowadzane ze słownika lub bezpośrednio do dokumentu.
Modyfikacja danych
W zależności od uprawnień aktualny posiadacz dokumentu może bezpośrednio modyfikować jego treść lub wprowadzać modyfikacje przez tworzenie kolejnych wersji dokumentu.
Załączniki
Do każdego dokumentu można dołączyć dowolną liczbę załączników. Załącznikiem może być zeskanowany dokument źródłowy lub dowolne pliki. Program obsługuje skanery dostępne w systemie Windows (przez sterowniki WIA). Pliki załączników przechowywane są w folderze sieciowym, mogą być modyfikowane przez użytkownika posiadającego dokument.
|
 |
 |
 |
 |
 |
Obieg dokumentu
Tylko użytkownik posiadający dokument może wprowadzać dane do dokumentu oraz wydawać dyspozycje, polecenia następnym uzytkownikom dokumentu. Program rejestruje informacje wprowadzaone przez wszystkich użytkowników, którzy posiadali dokument. Użytkownikiem może być osoba (pracownik firmy). Można również zdefiniować użytkownika wirtualnego, którym mogą być urzędy i instytucje, którym przekazywane są dokumenty.
Użytkownicy, uprawnienia
W bazie danych programu można zdefiniować dowolną liczbę użytkowników. Dla każdego użytkownika definiowane są szczegółowe uprawnienia dostępu do rejestrów, dokumentów, dokumentów innych użytkowników oraz danych słownikowych. Dostęp do bazy chroniony jest hasłem bazy i hasłami użytkowników.
Konfigurowanie bazy danych
Aby odseparować proces konfigurowania programu od wprowadzania danych, wprowadzone zostały dwa tryby pracy - dostępne tylko dla użytkowników z uprawnieniami administratora. W trybie administratora użytkownik może definiować rejestry, dokumenty, nadawać uprawnienia innym użytkownikom. Po przełączeniu w tryb użytkownika, administrator, podobnie jak pozostali użytkownicy może wprowadzać dane.
Wersje programu
Program DMS Kancelista sprzedawany jest w trzech wersjach. W wersji Standard można rejestrować dokumenty, zarządzać ich obiegiem oraz skanować dokumenty. Dodatkowo w wersji Optimum można dołączać pliki do dokumentów, definiować cechy dokumentów i ich obieg. W wersji Premium dodatkowo można tworzyć wersje dokumentów oraz rejestrować kontakty z kontrahentami. Porównanie wersji.
Baza danych
Bazę danych programu może stanowić wielodostępna baza danych standardu SQL Server Compact 3.5 (bezpłatna) oraz bazy SQLServer 2008 Express (baza bezpłatna) i SQLServer 2008, 2010, 2012. Po zainstalowaniu programu dostępna jest lokalna baza demonstracyjna. Więcej o bazach.
Instalacja
Program, podobnie jak inne programy należące do pakietu DMS Studio może działać w systemach Windows, od wersji XP SP3 z zainstalowanym dodatkiem Microsoft .NET Framework 3.5 SP1. Podczas instalacji programu instalowane są automatycznie brakujące składniki. Więcej o instalacji.
Wrożenie
Wdrożenie systemu może zostać zlecone zewnętrznej firmie lub przeprowadzone własnymi siłami. System DMS Kancelista mimo swojej złożoności posiada uporządkowaną strukturę, która jest łatwa do konfigurowania. Obsługa programu nie powinna stwarzać problemów średnio zaawansowanym użytkownikom. Więcej, scenariusze wdrożeń.
|
