Testa Software - profesjonalne oprogramowanie dla dużych, średnich i małych firm. DMS, Faktury VAT, Sprzedaż, Magazyn, Zamówienia, Sekretariat, Umowy

W programie DMS Kancelista można rejestrować dokumenty papierowe oraz tworzyć wersje elektroniczne dokumentów. Zarejestrowany w systemie dokument staje się nośnikiem informacji. Użytkownik będący w posiadaniu dokumentu może go modyfikować (program pamięta poprzednie wersje), wprowadzać własne uwagi, wydawać dyspozycje i polecenia następnym użytkownikom oraz dołączać skany i pliki źródłowe.

Jako przykład przedstawione zostaną trzy obszary zastosowania programu DMS Kancelista

1. Rejestracja i przetwarzanie dokumentów
2. Zespołowe tworzenie i przetwarzanie dokumentów
3. Wspomaganie procesów produkcyjnych i usługowych

Rejestracja i przetwarzanie dokumentów

Co zrobić, gdy w firmie przybywa dokumentów przychodzących i wychodzących, coraz więcej pracowników do podjęcia decyzji potrzebuje wgląd do dokumentu źródłowego, coraz więcej czasu pochłania ustalenie istnienia dokumentu, osoby która go zarejestrowała, posiada lub powinna posiadać?

W takiej sytuacji z pomocą może przyjść program DMS Kancelista. Wszystkie przychodzące dokumenty zostaną zarejestrowane w programie oraz zeskanowane. Osoba rejestrująca zadysponuje elektroniczny dokument kolejnym użytkownikom. Każdy zalogowany użytkownik programu widzi (wg uprawnień) wprowadzone do rejestrów dokumenty, może zobaczyć jakie dokumenty aktualnie ma do odbioru (zostały mu zadysponowane). Po akceptacji (przyjęciu) zadysponowanych dokumentów może wprowadzać uwagi, skanować, załączać pliki źródłowe i w końcu zadysponować dokument kolejnemu użytkownikowi. Końcowym etapem takiego łańcucha jest archiwum lub kosz (rejestr z ustaloną zwłoką utylizacyjną).

Zespołowe tworzenie i przetwarzanie dokumentów

Program DMS Kancelista pozwala tworzyć dokumenty. Mimo, że bezpośrednie możliwości edycyjne treści dokumentu są ograniczone (w zupełności wystarczające do tworzenia dokumentów wewnętrznych) to nie przeszkadza to wspomagać proces edycyjny dokumentów złożonych, takich jak umowy, projekty, oferty itp. W takim przypadku dokument zarejestrowany w programie należy traktować jako folder (zasobnik) plików źródłowych zawierających treści umów, ofert, projektów, rysunków, zarządzeń edytowanych za pomocą dowolnych narzędzi systemu Windows. Załączone pliki będą przekazywane kolejnym użytkownikom systemu, którzy mogą je modyfikować, nanosić poprawki, wprowadzać własne opinie, uwagi itd.

Przykładem takiego zastosowania systemu mogą być wszelkiego rodzaje kancelarie, biura oraz działy firm zajmujące się tworzeniem i kompletacją dokumentów (np. umów ofert, projektów) lub wydające decyzje. Program pakietu DMS Studio będzie pomocny wszędzie tam, gdzie ważna jest sekwencyjność przetwarzania dokumentów oraz tam, gdzie na wydawane decyzje mają wpływ opinie, uwagi użytkowników wcześniej przetwarzających dokumenty.

Wspomaganie procesów produkcyjnych i usługowych

DMS Kancelista może być ciekawą propozycją dla średnich firm produkcyjnych i usługowych, które maja trudności z ogarnięciem procesu produkcyjnego lub realizacji usługi. Wdrażając system DMS Kancelista można usprawnić ten proces, określając etapy, stawiając konkretne zadania pracownikom.

Dokumentami zdefiniowanymi w programie będą np. Zapotrzebowanie materiałowe, Zlecenie produkcyjne, Protokół odbiory itp. Korzystając z możliwości tworzenia wersji, dokument będzie wędrował od pracownika do pracownika uczestnicząc w procesie realizacji zamówienia. Pierwszym etapem może być skompletowanie materiałów. Pracownik zajmujący się tym zagadnieniem może dołączać do zlecenia dokumenty źródłowe zamówień, zapytań ofertowych (w formie skanów lub plików).

Po skompletowaniu materiałów zlecenie zadysponowane zostanie pracownikowi zajmującemu się przygotowaniem produkcji. Pracownik ten widząc, że ma do odbioru zlecenie, wie że materiały zostały skompletowane i może rozpocząć proces produkcyjny lub realizację usługi. W trakcie procesu może dołączać do zlecenia własne pliki np. projekt, dokumenty ustaleń szczegółowych z kontrahentem itp. Osoba nadzorująca produkcję lub realizację usługi, posiadająca uprawnienia podglądu dokumentów swoich pracowników widzi na jakim etapie jest każde zlecenie - może koordynować pracę.